Van Os Tassen en Koffers

Groei familiebedrijf
In de loop der jaren werden nieuwe filialen geopend, winkels overgenomen, het verkoopgebied breidde zich als een olievlek uit met Alphen aan den Rijn als de energieke motor.

Sinds 2008 ook actief op het industrieterrein met het centrale magazijn en kantooractiviteiten. Het magazijn groeide een aantal keren uit zijn jasje, dit leidde tot verhuizingen van H.K.Onnesweg naar Energieweg en tenslotte in 2008 naar de Curieweg in Alphen aan den Rijn. Van hieruit worden de 30 filialen, met een gemiddeld VVO van 120m², aangestuurd en bevoorraad.

Al sinds de jaren negentig zijn de winkels geautomatiseerd en wordt met DOS-programmatuur gewerkt. In 2003 werd uitgebreid van 13 tot 17 winkels. Deze 4 winkels hoorden bij elkaar en hadden goede ervaring met Mutsaars Automatisering (= easyPOS software). Er werd besloten met deze software verder te gaan. Zo was 2003 een erg druk jaar: verhuizing kantoor en magazijnen, overname 4 winkels én nieuwe automatisering.

Interfiliaal
Nu is automatisering geïntegreerd in een groot aantal bedrijfsprocessen. Natuurlijk is interfiliaal verkeer niet meer weg te denken, dit verhoogt de service en verbetert interne communicatie. Het is gemakkelijk want er kan direct in de winkel (bij de toonbank) iets geregeld kan worden. Communicatie is heel duidelijk doordat de informatie met het andere filiaal direct vastligt en bovendien kost het onderlinge contact niets. Maatwerk

Met maatwerk zijn automatiserings-processen volledig afgestemd op de wensen van de gebruiker. ‘Order pick software’ is een programma voor het magazijn waardoor ‘s-nachts de orders verwerkt worden en er ‘s-morgens een controle volgt. Ook de ‘reparatie-module’ is maatwerk, deze software wordt alleen op kantoor en in het magazijn gebruikt. Hiermee kunnen reparaties gevolgd worden en dit geeft tevens inzicht in het aantal reparaties per leverancier.

Webshop
Online is Van Os tassen en koffers vanaf medio juni 2011 actief met de webshop. Deze is in maart 2012 uitgebreid met een dataconnector. In de filialen staan informatiezuilen, zodat de webshop te allen tijde geraadpleegd kan worden. Hierdoor is prijs vergelijken mogelijk, men kan alle kleurvariaties via de webshop bekijken, direct bestellen en betalen. Het gekochte product wordt in 1 à 2 werkdagen bij de klant thuisbezorgd. In het magazijn worden alle webshop-verkopen afgehandeld.

Informatiebron
Enkele uitspraken van Boudewijn Vreeswijk over easyVorasWindows:

• “Nu kunnen we niet meer zonder… het voorraadprogramma is een belangrijke informatiebron, we krijgen zoécht gedetailleerde informatie over hoe de verkoopprocessen lopen.”
• “Daarmee houden we ook een vinger aan de pols, `wie geeft actie?’”
• “Tevens is het voorraadprogramma ook een controlemiddel voor derving.”
• “Natuurlijk is er voorwerk met het invoeren van alle gegevens. Verder hebben we er alleen maar profijt van, we kunnen alles volgen. Afhankelijk van betreffende ondernemer worden specifieke zaken bekeken.”

Voorraadbeheersing biedt vele voordelen. Nu is de voorraad goed inzichtelijk. Het oude systeem daarentegen was omslachtig, veel geschuif met dozen en tassen. De voorraden waren dan uit het zicht, tijdelijk weg. Die oude voorraad werd dan meestal met een actie verkocht, hetgeen een lagere opbrengst betekent. Het aanvullen van de voorraden gaat nu automatisch en dat werkt perfect.

Tools
In het magazijn wordt de voorraad een paar keer per jaar opgenomen m.b.v. Dolphin handterminals. Ook bij de winkels worden deze handterminals ingezet. De rayonmanagers nemen er 2 per filiaal mee en regelen zo 1 keer per jaar de inventarisatie.

Met easyRelatieWindows worden alle relaties op de hoogte gebracht over modenieuws en acties. Mailings afwisselend via e-mail en post. Ook zijn er acties die gericht zijn op wat daadwerkelijk gekocht is, bijvoorbeeld een brief met waardebon. Waar mogelijk wordt samengewerkt met leveranciers, zodat de kosten gedeeld kunnen worden.